7 Tips Mengelola Gaji Karyawan yang Super Mudah Dilakukan

1 week ago 19

Beberapa pengusaha cukup kewalahan dalam mengelola gaji karyawan. Padahal, langkah ini bisa membantu meningkatkan produktivitas. Lalu, bagaimana caranya?

Pelajari kiat mengelola gaji karyawan dalam ulasan Finansialku berikut ini!

Summary:

Pengusaha harus mengetahui regulasi dan peraturan resmi mengenai pekerja
Banyak alat bantu untuk mengelola gaji karyawan agar lebih mudah

Kesulitan dalam Mengatur Gaji Karyawan

Mengelola gaji karyawan tak sekadar membayar dan memberikan slip. Pengusaha perlu mempelajari regulasi dan menyimpan data demi keberlangsungan usaha.

Ada sejumlah hambatan yang kerap dialami departemen SDM saat mengelola gaji karyawan:

#1 Akurasi Data dan Efisiensi Proses

Kesalahan dalam entri data manual menjadi penyebab umum keterlambatan penggajian dan dapat menimbulkan kerugian finansial serta menurunkan produktivitas.

Keterlambatan ini tidak hanya memengaruhi aliran kas perusahaan, tetapi juga dapat berdampak negatif pada kondisi keuangan karyawan.

Untuk mengatasi hal ini, implementasi teknologi Optical Character Recognition (OCR) dapat menjadi solusi.

OCR mengotomatiskan proses entri data pada sistem penggajian, meminimalkan risiko kesalahan manusia, dan mempercepat keseluruhan proses, sehingga mencegah masalah yang timbul akibat keterlambatan¹.

#2 Disparitas Upah dan Kondisi Ekonomi

Tantangan lain dalam sistem penggajian di Indonesia adalah kesenjangan upah yang mencolok antara sektor formal dan informal.

Pekerja di sektor formal umumnya memiliki akses yang lebih baik terhadap upah yang diatur dan tunjangan seperti asuransi kesehatan atau pensiun, sementara pekerja informal sering kali menerima upah lebih rendah tanpa akses yang setara terhadap manfaat tersebut.

Selain itu, perbedaan upah antarwilayah juga menjadi isu. Meskipun ada Upah Minimum Regional (UMR) di setiap provinsi, perbedaan biaya hidup yang signifikan di berbagai daerah dapat membuat upah minimum terasa tidak memadai di wilayah dengan biaya hidup tinggi, sementara perusahaan di wilayah dengan biaya hidup rendah mungkin merasakan tekanan untuk menaikkan upah.

Terakhir, perubahan ekonomi global juga dapat memengaruhi sistem penggajian. Ketika terjadi ketidakstabilan ekonomi, perusahaan sering kali terpaksa mengurangi biaya, yang bisa berujung pada pemotongan upah atau pemutusan hubungan kerja, menciptakan rasa tidak aman bagi pekerja².

Undang-Undang yang Mengatur Gaji Karyawan

Pengaturan gaji karyawan di Indonesia awalnya tercantum dalam Pasal 88 ayat 3 Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

Namun, peraturan ini telah digantikan oleh Undang-undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja dan aturan pelaksananya, yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan.

Peraturan terbaru ini menetapkan beberapa aspek penting dalam kebijakan pengupahan, meliputi:

Upah minimum: Penentuan batas bawah upah yang harus diterima karyawan.
Struktur dan skala upah: Sistem penggajian yang mempertimbangkan jabatan, pengalaman, dan kinerja.
Upah lembur: Pembayaran tambahan untuk jam kerja di luar waktu normal.
Upah tidak masuk kerja atau tidak melakukan pekerjaan karena alasan tertentu (cuti berbayar): Pengaturan pembayaran upah meskipun karyawan tidak bekerja karena alasan tertentu yang sah.
Bentuk dan cara pembayaran upah: Ketentuan mengenai metode dan waktu pembayaran gaji.
Komponen yang bisa dihitung sebagai upah: Penjelasan tentang unsur-unsur yang termasuk dalam perhitungan upah.
Upah sebagai dasar perhitungan atau pembayaran hak dan kewajiban lainnya: Penggunaan upah sebagai acuan untuk menghitung berbagai hak dan kewajiban terkait ketenagakerjaan.

Selain itu, Undang-undang gaji karyawan juga menegaskan beberapa prinsip utama dalam kebijakan pengupahan:

Pewujudan penghidupan layak: Kebijakan pengupahan bertujuan memastikan karyawan memperoleh penghasilan yang memadai untuk kehidupan yang layak dan manusiawi. Hal ini sesuai dengan Pasal 88 ayat 1 dan 2 UU 11/2020 serta Pasal 2 ayat 1 PP 36/2021.
Kesetaraan dan tanpa diskriminasi: Setiap karyawan berhak diperlakukan setara dalam sistem pengupahan tanpa adanya diskriminasi.
Upah setara untuk pekerjaan setara: Karyawan berhak menerima upah yang sama untuk pekerjaan dengan nilai yang setara, sebagaimana diatur dalam Pasal 88A ayat 1 dan 2 UU 11/2020 serta Pasal 2 ayat 2 dan 3 PP 36/2021.

Strategi Menentukan dan Mengelola Gaji Karyawan

Mari pelajari strategi menentukan dan mengelola gaji karyawan berikut ini:

#1 Menetapkan Struktur Gaji yang Jelas

Penyusunan struktur gaji merupakan fondasi utama dalam menentukan kompensasi karyawan. Kerangka ini harus didasarkan pada posisi, tingkat senioritas, dan keahlian individu.

Penting bagi struktur ini untuk bersifat adil, transparan, dan berkelanjutan, sekaligus cukup fleksibel untuk mengakomodasi penyesuaian berdasarkan performa individu dan dinamika pasar.

#2 Memahami Kepatuhan Hukum dan Regulasi Gaji

Sebelum menetapkan skala gaji, pemahaman mendalam terhadap Undang-undang dan regulasi gaji di Indonesia sangat krusial.

Contohnya, Undang-undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 mengatur berbagai aspek seperti upah minimum, tunjangan hari raya, dan pembayaran lembur.

Kepatuhan terhadap regulasi ini tidak hanya menjamin legalitas operasional tetapi juga membangun hubungan kerja yang etis dan adil.

#3 Otomatisasi Proses Penggajian

Pemanfaatan teknologi melalui otomatisasi proses penggajian adalah langkah signifikan untuk menyederhanakan dan meningkatkan efisiensi pengelolaan gaji.

Sistem otomatisasi memungkinkan proses penggajian dilakukan secara cepat, akurat, dan efisien, sehingga meminimalkan risiko kesalahan perhitungan manual dan menghemat waktu serta tenaga tim Sumber Daya Manusia (SDM).

Selain itu, otomatisasi mempermudah pemantauan dan pengelolaan data gaji, memberikan akses mudah terhadap informasi gaji, tunjangan, dan potongan.

Hal ini mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik terkait kebijakan gaji dan insentif, serta menciptakan lingkungan kerja yang transparan bagi karyawan yang dapat mengakses informasi gaji mereka dengan jelas dan tepat waktu, pada akhirnya meningkatkan kepuasan dan motivasi kerja.

#4 Melakukan Penilaian Kinerja dan Memberikan Umpan Balik

Pendekatan strategis dalam pengelolaan gaji juga melibatkan peninjauan dan penyesuaian gaji berdasarkan penilaian kinerja dan umpan balik. Penilaian kinerja berfungsi sebagai evaluasi efektivitas kerja karyawan, dengan hasilnya menjadi dasar penentuan kenaikan gaji atau bonus.

Ini memberikan insentif kuat bagi karyawan untuk mencapai target dan meningkatkan performa.

Pemberian umpan balik yang jujur dan konstruktif sangat esensial untuk membantu karyawan memahami kekuatan dan area yang perlu ditingkatkan.

Selain kinerja, faktor lain seperti tingkat inflasi, standar gaji industri, dan kondisi keuangan perusahaan juga harus dipertimbangkan.

Penyesuaian gaji yang adil dan kompetitif akan memastikan karyawan merasa dihargai dan termotivasi.

Penting juga untuk menjaga prinsip keadilan dan transparansi dalam sistem penggajian agar karyawan merasa diperlakukan secara konsisten, mencegah potensi ketidakpuasan dan konflik.

Simulasi Menghitung Gaji Karyawan

Perhitungan gaji karyawan dapat dihitung dengan rumus:

UMn = UMt + {UMt x (Inflasit + % ∆ PDBt)}

Keterangan:

UMn = Upah minimum yang akan ditetapkan

UMt = Upah minimum tahun berjalan

Inflasit = Inflasi yang dihitung dari periode September tahun sebelumnya sampai September tahun berjalan

∆ PDBt = Pertumbuhan Produk Domestik Bruto dari pertumbuhan Produk Domestik Bruto, mencakup periode kuartal 3 dan 4 tahun sebelumnya serta periode kuartal 1 dan 2 tahun berjalan.

Misal, jika UMK Jakarta Selatan tahun 2025 adalah Rp5,4 juta, inflasit 4,5% dan pertumbuhan PDB 7%, maka perhitungan gaji karyawan di wilayah tersebut yakni:

UMn = UMt + {UMt x (Inflasit + % ∆ PDBt)}

UMn = (Rp5.400.000 + {Rp5.400.000 x (4,5% + 7%)}

UMn = Rp5.400.000 + (5.400.000 x 11,5%)

UMn = Rp5.400.000 + Rp621.000

UMn = Rp6.021.000

Maka, upah minimal yang bisa diberikan ke karyawan adalah Rp6.021.000³.

Kelola Keuangan Perusahaan dengan Cermat bersama Finansialku

Mengelola gaji karyawan merupakan aspek krusial bagi keberlanjutan bisnis, tidak hanya sekadar pembayaran rutin, tetapi juga melibatkan kepatuhan terhadap regulasi dan pengelolaan data yang akurat.

Untuk mempermudah pelacakan, perhitungan pajak, dan analisis hasil usaha, sangat disarankan untuk mengelola informasi keuangan bisnis Anda sesuai standar akuntansi yang berlaku.

Hal ini tidak hanya menunjukkan komitmen Anda untuk tumbuh dalam lingkungan profesional, tetapi juga akan menjadi dasar pengambilan keputusan strategis yang lebih baik.

Jika butuh saran keuangan yang lebih komprehensif, Anda bisa melakukan Konsultasi Perencanaan Keuangan dari Finansialku.

Buat jadwal konsultasi melalui Whatsapp 0851 5897 1311 atau klik banner di bawah ini untuk informasi lebih lanjut!

Mereka dapat membantu Anda menentukan strategi pencatatan keuangan perusahaan yang efektif dan memberikan kiat pengelolaan yang relevan. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi 0851 5866 2940.

Disclaimer: Finansialku adalah perusahaan perencana keuangan di Indonesia yang melayani konsultasi keuangan bersama Certified Financial Planner (CFP) seputar perencanaan keuangan, rencana pensiun, dana pendidikan, review asuransi dan investasi.

Finansialku bukan platform pinjaman online dan tidak menerima layanan konsultasi di luar hal-hal yang disebutkan sebelumnya. Artikel ini dibuat hanya sebagai sarana edukasi dan informasi.

Cek berita dan artikel yang lain di Google News.

Demikian ulasan tentang kiat mengelola gaji karyawan mari bagikan tanggapan Anda dalam kolom komentar di bawah ini.

Jangan lupa bagikan artikel ini di media sosial agar lebih banyak orang yang paham. Terima kasih!

Referensi Tambahan

Read Entire Article